2020年10月1日から施行される電子帳簿保存法について、簡単にわかりやすく解説していきます！
電子帳簿保存法2020年改正の主なポイントは2点！
- デジタルデータの利用明細が領収書代わりとなります
- キャッシュレス決済は領収書不要になります
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法というのは、1998年7月に制定された比較的新しい法律です。
特定の帳簿書類に関して、電子データによる保存を認めていて、2005年に改正が行われた際には紙媒体をスキャンして電子保存したものも電子帳簿保存法に該当すると定められるようになっています。
以降も改正を繰り返していて、今回2020年も改正されたので、まずはどんな法律なのかを知っておきましょう。
電子帳簿保存できる種類
電子帳簿保存法でデータ保存できる帳簿や書類は、国税関係の帳簿や書類です。
以前であれば、紙保存を義務としていたところをデータ保存でもOKと定めた法律です。
基本的に国税関係の書類は最初からパソコンで作成しているなどの電子データであれば、保存可能です。
証憑書類と呼ばれる、「領収書・見積書・納品書・請求書・レシート・契約書」などは、デジカメや携帯電話で撮影したスキャナデータも電子保存可能です。
一方で帳簿や決算書に関しては、手書きでの書類に関してはスキャナデータでの保存は不可なので、かなり昔に作られたような帳簿と決算書は電子帳簿保存法の該当はしません。
電子帳簿保存法のメリット
電子帳簿保存法を導入するメリットは複数あります。
まずあげられるのは、業務の効率化です。
全てを紙で保存している場合、紛失や不正のリスクが生じます。
そのため、定期的なチェック作業が必要となりますし、その際には大きな負担となって業務効率も下がってしまいます。
さらに、いざ「この時期のこの帳簿を確認したい」と思っても、紙で保存している場合はとにかく見つけるまでに時間がかかります。
文字が判別しにくくなっている、ファイリングミスなども発生している可能性があるので、欲しい情報を探すまでの非効率さがあります。
電子保存にすることによって、検索作業もあっという間ですし、他支店との遠隔連携も手軽にできます。
データをバックアップしておくことで紛失のリスクも軽減され、チェック作業もほとんど必要ありません。
業務を効率的に進めるためには、電子保存は活用するメリットが大きいです。
次に、経費削減の効果も期待できます。
紙での保存の場合、保管場所を確保しなくてはいけないことと帳簿や決裁書などが発生するとそれだけ紙を使用しファイリングをする人件費など全ての作業に対してコストがかかります。
電子保存の場合は、データさえあれば後はサーバー管理となるので場所は取らない上に、人件費もコピー代も不要です。
サーバー管理費についても、クラウドサービス等が存在しているので、それすら不要というコストダウンがしやすい法律といえます。
【2020年】電子帳簿保存法改正のポイント
2020年10月から電子帳簿保存法が改正されます。
比較的法改正が多く、変更点がどんな部分なのかについて明確に把握しておくとより電子保存がしやすくなるので、覚えておきましょう。
タイムスタンプの付与
大きな変更点として、タイムスタンプの付与が不要になったことです。
以前は、紙の領収書やレシートをもらってスキャンや携帯電話で撮影した場合、不正を防止するために、改ざんされていないことを証明するための「タイムスタンプ」というものを3日以内に付与しなくてはいけませんでした。
過ぎてしまった場合、電子データとして認めてもらえず紙の保存が必要でしたが、法改正後はユーザーがデータを書き換えたり変更することができないカードの利用明細やキャッシュレス決済などの利用履歴の場合はタイムスタンプが不要になったのです。
これにより、経費精算の効率が非常に良くなり、経理担当者の負担が軽減され、生産性の向上やミスの防止に役立つと考えられています。
電子帳簿保存法の手続きや要件
何かと便利な電子帳簿保存法ですが、実際に導入するためには手続きが必要です。
適用される要件と手続き方法をご紹介します。
手続き方法
電子帳簿保存を行うための手続きは、最初に社内準備をすることです。
まずは以下の要件を満たすことを目指しましょう。
- 記録についての事実内容、入力履歴、電子化した帳簿と関連する記録の関連性等を確認できること
- システム関係書類等を備え付ける
- 保存場所に操作マニュアルを備え付けて速やかに出力できる
- 主要な記録項目、日付または金額の範囲指定によって検索できる
- 任意の2つ以上の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる
このように、帳簿や書類が真実性に足りるものなのかを確保しなくてはいけません。
通常は、企業としてすでにシステムが導入されていることが多いので、よく確認しておきましょう。
次に、国税庁のホームページからダウンロードができる承認申請書を用意します。
- 電子データ
- マクロフィルム
- スキャナ
それぞれの保存方法によって申請書が違うので、注意しましょう。
承認申請書の他に、添付書類が必要になり、使用する会計システムの概要を記載した書類やシステム導入の事務手続きの概要がわかる書類です。
申請期限があるもので、書類保存の場合もシステム保存の場合も保存を開始する3ヶ月前が提出期限なので意識してください。
提出先は、所轄の税務署で手数料は不要です。
手続きを円滑にするにはJIIMA使用がおすすめ
証人申請書はすぐに用意できますが、何かと大変なのは添付書類です。
そこで、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認証しているソフトウェアを使用することができます。
その場合は、記載欄を省略した簡素な様式の申請書でもOKで操作説明書など本来は添付しなくてはいけない書類の添付も不要になるので、とても簡単に手続きを進められますよ。
【2020年版】 電子帳簿保存法改正の解説！まとめ
何かと経理の処理は面倒も多いですが、きちんと体制を整えておけば、リスク軽減や経費削減に繋がります。
経理の業務等でお困りの方は、お気軽に「オンライン経理部」にお問い合わせ下さい。
