報告書や議事録、プレゼン資料を作成する時、どのくらい時間がかかっていますか？
1ページ作るのに1時間、全部のページを作るのに何日もかかって困っている。
こんな方は多いのではないでしょうか。
資料の作成になぜこんなに時間がかかるのでしょう？
今回の記事では、資料を作成する時に時間がかかる3つの理由と、時短にするための3つのコツをお伝えします。
資料の作成に時間がかかる3つの理由
そもそも、なぜ資料の作成に時間がかかってしまうのでしょう。
資料作成に時間がかかってしまう主な3つの理由を挙げたので、思い当たるふしがないかチェックしてみてください。
何から手をつけたらいいのかわからない
「こんな資料を作ろうというアイデアはあるけれど、具体的に何をどうやって作るのかわからない！」
こんな経験はありませんか？アイデアを形にできない状態です。
- 思い描いたデザインにするために、何をどうする？
- 手元資料にある、どの情報をどのページに使う？
- 全部で何ページの資料にする？
パソコンの前に座って、資料作成に取り掛かるのにですが、何をどうしたらいいかわからず時間がどんどん過ぎていってしまいます。
パソコンの操作方法がわからない
「こんな図を入れたらわかりやすいだろう」
「レイアウトはこうしよう」
デザインは頭の中にあるのに、いざパソコンで作成しようとすると全然違うものが出来上がってしまう。
列や行が足りない、レイアウトがずれてしまう、慣れないパソコン操作に手間取りがちに。
こうした資料作成と直接関係のないところでも、時間を無駄にしていませんか？
情報が整理できていない
資料を作成しながら
「やっぱりこの情報も入れた方がいい？」
「前ページの話とつながらない。作り直しだ！」と困った経験はありませんか？
手元の資料にある情報から、何を資料に記載し、どれを記載しないか、自分の頭の中で筋道ができていないと、適切な情報を選択できません。
また情報が整理されていないと、表やグラフを作る時も不要なものを作成してしまっている場合があります。
まずは自分の頭の中の情報を整理することを心がけましょう。
資料作成を時短にする3つのコツ
では資料作成を時短にするコツはあるのでしょうか？
実はあるんです。
3つのコツをお伝えします。
まずは構成案を決める
資料作成となると、まず皆さんパソコンの前に座って書き始めようとしますが、これはNG行為です。
いきなり文章を書き始めると、情報が整理できていないので、必要な情報が抜けてしまったり、順序だった説明ができなかったりするものです。
まずは構成を決めましょう。
構成とは資料の設計図のようなものと心得ましょう。
- 課題
- 原因
- 解決策
- 効果
これらの項目に対して『結論』『根拠』『どんなビジュアルにしたいか』を考えて構成案を練っていきましょう。
こうする事によって、自身の頭の中にある情報が整理されて、これから作成する資料も論理的で筋道だったものにできるでしょう。
また図やグラフについても、どんなビジュアルにするか前もって考えておく事で、不要なもの、必要なものがわかりやすくなります。
テンプレートを作成しておく
よく頼まれる資料であれば、一度作成した骨子や構成などのフォーマットを保存しておきましょう。
それだけで、次回から大幅に時短できます。
また、同時にパソコンの操作に慣れておく事も大切です。
オンライン管理部を頼る
こうした資料の作成には、どうしても向き・不向きがあります。
資料作成時間を短くしたい、自分には資料作成の仕事は向いていない、そんな時はオンライン管理部を頼ってみるのも有効です。
オンライン管理部を活用するメリットとしては
資料作成のプロに依頼できる
オンライン管理部は、資料作成の作業を得意とする、プロが資料を作成しています。
短時間で資料を作成してもらえる
短時間で入念な構成と丁寧なリサーチを元にした、高品質な資料を作成してもらうことができます。
資料作成のノウハウがわかる
資料作成のプロに依頼することで、レイアウトや情報の取捨選択などノウハウを学ぶことができます。
自分はその間に他の仕事ができる
資料が出来上がるまで、自分は他の仕事に取り組むことができます。
苦手な分野は得意な人に依頼して、自分は得意な仕事を進めることで作業効率が大幅にアップします。
などのメリットがあります。
向いていない資料作成に大切な仕事時間を費やすよりも、プロにお任せして、その間は別の業務を進めた方がはるかに効率的です。
資料作成に時間がかかる人向けの解決法まとめ
資料を作成する時は、まずパソコン前に座って資料を作成し始めるより、情報を整理して資料の構成案を練る事から始めましょう。
構成案は資料の設計図です。
これを作成することで、自分の頭の中にある情報が整理され、資料を筋道だったものにできます。
ただし、資料作成には向き・不向きがあるのもまた事実です。
パソコン前に座って、構成案を考えたりリサーチしたりする作業が苦手なら、思い切ってオンライン管理部に依頼してみましょう。
オンライン管理部なら、資料作成のプロが、スタイリッシュで高品質な資料を短時間で作成することが可能です。
また、資料作成を依頼している間は自分は他の仕事を進める事ができるので、時間を効率的に使う事ができます。
苦手な資料作成を頼まれてしまった、そんな時はオンライン管理部がお役に立てること間違いなしです！
