ビジネスの場において、メールは最も使われるコミュニケーション手段です。
ですが、送信する文章についてはこだわったものの、署名の部分は気を抜いている方も多いもの。
送信者の情報をきちんと記載していますか？
今回は、メールの署名に遊び心を持たせたい方のために、そのまま使えるメールの署名を集めてみました。
メールの署名とは？
署名とは本来「自分の氏名を自筆で記入する」ことです。
ですが、パソコンにおいては署名とは、メールの末尾に記載される送信者の情報をまとめたものを意味しています。
- 会社名
- 部署名
- 送信者の肩書
- 担当者名
- 住所
- 電話番号
- ファックス番号
- メールアドレス
- ウェブサイトなどのURL
基本的には上記の順番で署名を作成します。送信者の状況に合わせて、固定番号は携帯番号に変更したり、お知らせを入れたりとアレンジを加えてもいいでしょう。
メールの署名を設定する方法
通常のメールソフトであれば、一度署名を設定すれば自動的にメールに挿入されるようになります。
ここでは例として、Outlookでのメール署名の設定方法をご紹介します。
- 新しいメールメッセージを開く
- メッセージメニュー(タブ)で「署名」を選択しましょう
- 「編集する署名の選択」で「新規」をクリックし、「新しい署名」のダイアログボックスに署名を入力します
- 「署名の編集」で署名を作成しましょう。フォントやフォントの色、サイズ、テキストの配置などを変更できます。
メールの署名を作成した時の注意点
署名を作成できたら、自分宛にメールを送って表示を確認しておきましょう。
この手間を省いて、いきなり取引先の相手に送ってしまうと、レイアウトやデザインが崩れてしまい正確に表示されず印象が悪くなってしまう可能性があります。
- PCメールの他にもスマホでも正確に表示されているか
- 無駄な改行なスキマがないか
- 文字化けしていないか
といった点をチェックしましょう。
すぐ使える！シンプルイズベストなメールの署名の具体例
パターン①
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〇〇〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇事業部
山田 太郎／tarou yamada
E-Mail：taroyamada@xxxx.com
Adress：〒100-0000 東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000
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シンプルイズベストな署名です。真面目な相手に送る時に選びたい署名です。
パターン②
==========================================
山田太郎 yamadatarou@xxxx.com
○○株式会社○○部○○課
○○県○○市○○町０-０-０
TEL： 000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
http://www.xxxxxxx.com
==========================================
線を少し変えるだけでも印象が変わります。
パターン③
****************************************************
会社名
〇〇部
山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 00-0000-0000
Email：tarouyamada＠xxxx.com
URL: https://xxxxx.com/
****************************************************
「＊」この記号を使って、少し可愛い印象が加わります。
線のデザインは「++++++++++」など記号でも作成できる他に、「zzzzzzzzzz」や「HTHTHTHTHT」など文字でも作成でき印象が変わります。
自分のイメージに合わせてアレンジしてもいいでしょう。
選ぶ記号や線で相手に与える印象が異なるので、いろいろ試してみても楽しいですよ。
遊び心のあるメール署名の例
パターン①
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┌╂┐山田 太郎 ┃
│┗┿━━━━━━━━━━━━━━━━┛
│ │ tarouyamada@xxxx.com
│ │ ○○県○○市○○町0-0-0
└─┘ TEL：000-0000-0000
枠の配置を変えて少しオシャレしてみました。
センスがいい人…そんな印象になりませんか？
パターン②
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
╋┿╋┿╋ 株式会社〇〇〇〇
╋┿╋┿ 部署名/役職
╋┿╋ 山田 太郎
╋┿ 〒000-0000 東京都〇〇〇〇
╋ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
╋ Email: tarouyamada＠xxxx.com
╋ URL: https://xxxx.com/
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
チェック柄をイメージした署名です。
囲うようなデザインにすることで、署名が目立って相手の印象に残りやすくなります。
パターン③
｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡*ﾟ+
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡*ﾟ+
株式会社〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇本部 〇〇〇課 〇〇〇チーム
山田 花子（hanako yamada）
hanakoyamada@xxxx.com
〒100-〇〇〇〇 東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇
TEL:03-〇〇〇〇-〇〇〇〇 FAX:03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:：http://www.xxxx.com/
｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡.｡･.｡*ﾟ+｡｡*ﾟ+
女性らしく可愛らしいデザインです。
小さな点やウェービーなラインが、女性らしく華やかな印象を与えてくれるはず。
パターン④
:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:*:
株式会社〇〇〇〇〇〇
山田 花子
〒100-0000 東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
Tel：080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：hanakoyamada@xxxx.com
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アスタリスクとコロンを繋げると、とても可愛らしく遊び心のある署名になります。デザインもちょっとオシャレな印象に。
パターン⑤
┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃ ◆━…‥ 株式会社〇〇〇〇
┃ ◆━…‥ 名前 / 山田 太郎
┃ ◆━…‥ 〒000-0000 東京都〇〇〇〇
┃ ◆━…‥ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
┃ ◆━…‥ Email: tarouyamada＠xxxx.com
┃ ◆━…‥ URL: https://xxxx.com/
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「可愛すぎるデザインはちょっと」「でも個性は出したいな」という方におすすめなのがこちらのデザインです。
「◆」を使用することで、メリハリがつきますし、個性的な印象になります。
メールの署名に遊び心を持たせよう！
メールを送信するさい、内容は何度も確認してこだわっていても、署名部分にもこだわっている方は少ないものです。
署名は自分の会社名や部署名、連絡先などを記載した、いわばメールでの名刺のような存在です。
シンプルなビジネス用の署名も良いものですが、気心の知れた相手に送るなら遊び心のある署名を利用してみませんか？
「お！●●さんの署名、オシャレだな～」なんて印象アップにつながるかもしれませんよ。
今回紹介した署名はコピペして利用が可能です。自信のメールソフトから設定して自分だけのオリジナル署名を楽しみましょう。
