広報業務を外部へ委託すべきか迷っている方へ!委託すべきメリットと注意点を解説

本来、広報とは経営に関する事なので、企業が直接行うべきです。

しかし、広報業務に力を入れたくても、正社員を雇う余裕がなかったり、社内にノウハウがなかったりと問題も多いもの。

今回は、広報業務を外部へ委託すべきか悩んでいる方へ、委託すべきメリットと会社を選ぶ注意点を解説していきます。

広報業務を委託してできることは?

広報業務を外部へ委託すると、どんなことができるのでしょうか?

受けられるサービスは主に3つの業務に分けられます。

広報戦略や企画立案

自社の製品やサービスを効果的に宣伝するためのプランや、企業のブランドをどう発信していくかといった戦略をたてられます。

外部へ完全に委託するというよりも、企業の社員と委託チームとで進めていきます。

製品情報や企業戦略をよく知る正社員と、情報収集や資料の作成などを委託チームが担当することが多くなっています。

メディアとのリレーション構築・対応

新商品のリリース時期などは、メディアとのやり取りが多くなる広報職。

そんな時、取材やイベント対応はもちろんのこと、急な取材依頼や顧客クレームなどイレギュラーな事態が発生した時も、広報を外部へ委託することで対応が可能です。

プレスリリースの作成・配信

プレスリリースの作成や配信、自社メディアのコンテンツ制作、さらに自社に関する報道内容をクリッピングするといった事も業務委託できます。

こうした業務は一時的なものなので、多忙な時期に臨時で業務を委託するといった事も可能です。

広報業務を委託するメリット5つ

広報業務を外部へ委託すると、どういったメリットがあるのでしょうか?

コストを抑えられる

自社で広報業務を行いたいと思っても、人手不足であれば、広報やPRなどで人手を新しく割く事は困難です。

その点、広報業務を外部へ委託すれば、新しい部門を立ち上げる事なく広報活動ができ、社員は自身の業務を遂行できます。

プロのノウハウがわかる

広報活動は、専門性の高い分野であり、経験やノウハウがなければ成功は難しいといえます。

「会社をPRしていこう!」と息巻いてSNSを始めたものの、広報の知識がない社員が何となくで会社の情報を発信するだけでは結果は出ないのです。

その点、広報を外部へ委託すれば、専門家によるノウハウによって効果的に広報活動ができます。

客観的な広報戦略を提示してもらえる

社内で広報部門があっても、慣れている自社については客観的な意見が出しづらいもの。特に、経営陣には言いづらい情報があっても言えないというケースが多くなっています。

専門家による委託チームであれば、こうした情報も客観的に忖度なく意見を出してもらえるのも大きなメリットです。

人脈やコネクションの形成につながる

広報業務の委託を請け負う会社は、すでに外部メディアとのリレーションが整っている所がほとんどです。

広報の仕事で大切なのは、人脈とコネクション。

それによって発信できる媒体が大きく変わり、取材を受けるチャンスも多くなるのです。

そのため、すでにそうしたメディアとの繋がりを構築している広報委託会社を利用するのは理にかなっているといえます。

他業界などの参考情報がわかる

自社で広報業務を展開しようとしても、資料を集めて分析するのは困難です。

ですが、広報の委託を請け負う企業は、競合他社から他の業界の最新の動向を研究しているところが多いため、参考情報を多く提示してもらう事ができます。

広報業務を委託する時に気を付けること

広報業務を外部へ委託すると、ひじょうに便利ですが、気を付けるべき点もあります。

広報業務について専門的な知識やノウハウがあるか?

広報には専門知識とノウハウが欠かせません。

企業の中には、実績やノウハウがないまま広報業務を請け負う会社もあるので気を付けましょう。

例えば、報道記事のクリッピングを代行する会社は多いですよね。

ですが、クリッピング代行会社がきちんと複製許可を取っていない場合、クリッピングされた報道記事を自社HPに公開できないといった問題が発生することも。

広報を外部へ委託するさいは、こうした専門知識やノウハウを持っている会社へ依頼しましょう。

スパム的な手法を使うところではないか?

広報を委託できる企業の中には「フォロワーを増やします」や「ニュースをバズらせます」などといって、違法なツールを使用している企業もあるので注意しましょう。

こうした手法でフォロワーを増やしても、アカウントが凍結してしまうリスクがあります。

広報業務は、ほそぼそとした作業の積み重ねです。

小さな努力と試行錯誤を結果として、フォロワーやいいね、が付いてきます。

最初からフォロワーやいいね、の数を増やすことを目的として、スパム的な手法を使うとリスクを増やすことに繋がるので注意しましょう。

広報のノウハウを持ったプロに委託しよう!

自社で広報業務を展開したくても、人材不足であったり、コストがかけられない、専門知識やノウハウがなかったりすると、効果的な広報活動は実現不可能です。

その点、広報を外部へ委託すれば、コストも削減できますし、広報のプロによる知識やノウハウによって効率的な広報活動ができます。

ただし、実績や知識がない企業や、スパム的な手法を使う企業にはご用心ください。

皆さまの広報活動にお力添えできることがあれば、幸いです。

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