「恐れ入りますが」
「差し支えなければ」
こうしたクッション言葉は、ビジネスにおいて電話やメール対応の場面ではもちろんのこと、営業・接客中といったあらゆる場面で使用されます。
ですが学生や新社会人の方の中には「どのように使用したらいいのかわからない」という方も多いもの。
今回の記事ではビジネスでよく使うクッション言葉をご紹介します。
使いこなして、会話の印象をグッとよくしましょう。
依頼したい時のクッション言葉
恐れ入りますが
使用する際の注意点としては、「恐れ入りますが」は相手の行為に対して使う言葉だということ。
自分が忙しい時は「申し訳ございませんが」と言います。きちんと使い分けができるようにしましょう。
「恐れ入りますが、店内ではもう少し静かにお願いいたします。」
「申し訳ございませんが、ただいまの時間はご予約頂けません。」
お手数をおかけしますが
相手に手間をかけることのお詫びと感謝、2つの意味合いがあり、目上の人の行動に対して使う言葉です。
「手数」は面倒をかける仕事、という意味。
そのため「お手数をおかけしますが、ファイルを取って頂けますか？」などの簡単なお願いの場合は不適切。
こうした場合は「恐れ入りますが」「すみませんが」を使いましょう。
「お手数をおかけしますが、内容をご確認のうえ今週中にご返信ください。」
差し支えなければ
「(相手にとって)不都合でなければ」という意味の言葉です。提案をした相手から断られる場合も想定して、拒否されても問題ない状況で使用しましょう。
「お差し支えなければ」という言い方もありますが、この場合「お」が重なりすぎてしつこい印象を与えてしまうことも。
「差し支えなければ」と使用するのが一般的です。
他の言い方として「ご迷惑でなければ」もあります。
「差し支えなければ、〇〇の件についてご教示ください」
「ご迷惑でなければ、午前中に訪問してもよろしいでしょうか。」
お忙しいこととは存じますが
「ご多忙のことと存じますが」や「ご多用とは存じますが」とも言います。
相手が本当に忙しいかではなく、相手のへの配慮を表す表現、社交辞令です。
そのため「あの先輩はいつもヒマそうだから『お忙しいことと存じますが』とは言えないな」など思う必要はありません。
相手がだれであろうと、使える言葉です。
「お忙しいことと存じますが、くれぐれもご自愛ください。」
ものを訪ねる時のクッション言葉
失礼ですが
相手に対して無礼になってしまうことを尋ねる時に使用する言葉です。
「失礼ですが、お名前を伺えますか？」
ちなみに「お名前を頂戴できますか？」は間違いなので注意しましょう。名前は「もらう」ものではなく「聞く」ものだからです。
なお、名刺は「お名刺を頂戴できますでしょうか？」と表現します。
ぜひ覚えておいてくださいね。
伺いたいことがあるのですが
ビジネスシーンで、上司など目上の人に対して聞きたい事がある時に使う表現です。
「お尋ねしたいことがあるのですが」や「お聞きしたいいことがあるのですが」「教えていただきたいことがあるのですが」といったように言い換えることもできます。
「下記の点につき、伺いたく存じます。」
断りたい時のクッション言葉
あいにくですが
「あいにく」とは「期待や目的にそぐわない、都合の悪いさま」という意味。
ビジネスシーンでは、相手の頼みを断る時に使います。丁寧な表現ですので、目上の方にも使用できます。
「折悪く(おりわるく)」「残念ながら」という風に言い換えることもできます。
「あいにくですが、参加を見送らせて頂きます。」
「申し訳ありません。あいにく、田中は席を外しております。」
ご意向に添えず
相手の思いや考えに沿えないことを表す言葉です。
丁寧な敬語ですので、ビジネスシーンで目上の人にも使用することが出来る表現です。
「ご意向に沿えず、申し訳ありません。」
（○○さんのご依頼をお断りするのは）心苦しいのですが
心苦しいとは「申し訳ないと思う気持ち」を意味しています。
ただし「心苦しい」という言葉自体には謝罪の意味がないので、必要に応じて「申し訳ございません」などの謝罪の言葉を続けるように注意しましょう。
「ご要望にお応えできず申し訳ございません。こちらとしても心苦しい限りです。」
何かを改善してほしい時のクッション言葉
説明が十分ではなかったかもしれませんが
相手に対して何か改善してほしい事がある時、こうしたクッション言葉を使うと円滑なコミュニケーションができるので覚えておきましょう。
「私どもの説明不足だったかもしれませんが」「言葉が足りなかったかもしれませんが」といった表現に言い換えてもいいでしょう。
「しっかり説明できなかった自分に非がある(＝相手に非がない)」というニュアンスを伝えることで、相手に聞き入れてもらいやすくなります。
「説明が十分ではなかったかもしれませんが、議事録はこちらのファイルにまとめて頂けますか」
できる社会人はクッション言葉を使える
クッション言葉は慣れるまでは、なかなか使いどころが難しいものですが、使えるようになると会話の印象がグッと良くなりますよ。
使用する際の注意点が1つあります。
こうした言葉遣いに慣れていない時は、みなさん「お」をつけがちなので注意しましょう。
「お差し支えなければ、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」こんな風に「お」が重なると、かえってしつこく相手に不快感を与えてしまいます。
文章が長い時は、前半の敬語の削ってみましょう。
「差し支えなければ、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
また、名詞に対して「お」を付ける場合ですが、長い名詞(4字以上)やカタカナに「お」をつけるとかえって不自然になってしまいます。
「おねぎ、おにんじん、おビール」ですと、おねぎは自然ですが、おにんじんとおビールは不自然な印象ですよね。
むやみに丁寧な言い方をすればいいというものではありません。
自然な言い方かどうか、程度がいきすぎていないか、普段から意識できることが、できる社会人の第一歩といえるでしょう。
