仕事を効率的にするうえで欠かせないのが「タスク管理術」です。
これは職種や年齢、経験に関係なく必要なスキル。
とはいえ「タスクを管理すべくアプリなどを利用しているのに、成果が出ていない」と悩んでいる方も多いもの。
タスクを管理がうまい人とへたな人の違いは何なのでしょうか？
この記事では、タスク管理ができるようになるためのノウハウをご紹介。
タスクを管理がうまい人の特徴やタスク管理に便利なツールを紹介します。
タスク管理がうまくいっていない時に見直したいポイント
頭の中でタスク管理しようとしている
やるべき仕事を頭の中だけで管理しようとしていませんか？
人間が脳内に置いておける事柄はなんと「3～5個」程度です。
自身の頭の中を頼るのは止めて、手帳などにタスクを書きだしておきましょう。
タスクを具体的に設定できていない
タスクを細かく設定できていますか？
例えば「会社のブログを更新する」というタスクがあったとします。
タスクとしては1つだけ…のようですが、このタスクの中には
- 記事を作成する
- URLを設定する
- 画像を選定する
- ディスクリプションを設定する
- カテゴリーをわける
- 入稿し最終チェックを行う
- 実際に公開する
などの、さまざまなタスクが存在しています。
タスクの内容を細分化できていないと、仕事の漏れやスケジュールの遅延につながります。
タスクは大まかでなく、具体的に設定するようにしましょう。
仕事を引き受けすぎてキャパシティーオーバーになっている
どんなに万能の人であっても、1日にこなせるタスクの量は限られています。そしてその量は想像以上に少ないのが現実です。
タスク管理の成果が出ていないと悩んでいる場合、まず仕事を引き受けすぎていないかもう一度確認してみてください。
複数のタスクを抱えていると、1つのタスクに集中していても「あれはどうだったっけ？」と集中力が乱れてしまうもの…。
自分の能力内で引き受けられるタスクの量を把握できていますか？
タスク管理がうまい人の特徴は？下手な人との違いはどこ？
仕事に優先順位をつけている
タスク管理がうまい人の一番の特徴は「仕事に優先順位をつけている」ことです。
「〇〇は今日中に、××は今週中に、△△は今月中に」と何を一番に終わらせて、何は後回しでいいのか理解できています。
反対に、タスク管理が下手な人は仕事に優先順位をつけていません。
何をいつまでに終わらせたらいいのか、頭の中で整理できていないので目についた仕事、頭に浮かんだ仕事から手を出していく傾向にあります。
そのため、最後は全ての仕事が中途半端に終わってしまう、納期までに仕事が終わらない…といった事になりがちです。
タスク管理をうまくするなら、まずは自身の仕事を全て書きだし『重要度』と『緊急度』の2つの視点で優先順位をつけてみましょう。
突然の計画変更などに対応できる時間的余裕を作っている
タスク管理がうまい人は、常に時間的・精神的に余裕を作って仕事をしています。
タスク管理がうまい人ほど、受ける仕事と断っていい仕事を見極めるスキルに長けています。
また「この仕事ならこのくらいの時間でできるな」という見積りも正確なものです。
逆にタスク管理が下手な人は、とにかくふられた仕事をすべて引き受けてしまいがち。
加えて一つのタスクを終えるのにどの程度時間がかかるか、見積もりができていないことが多く、突然の計画変更やタスクが増えた時に対応ができません。
「この仕事は本当に自分でないとできない仕事か？」「この仕事を終えるのにどのくらい時間が必要か」を一度考えてから引き受けてみましょう。
タスクをシンプルにしている
タスク管理、ひいてはスケジュール管理がうまい人こそ「マルチタスクではなくシンプルタスク」です。
同時に異なる種類のタスクに取り組むマルチタスク、と聞くとタスク管理がうまい人のイメージがあるもの…。
ですが実際はマルチタスクに中途半端に取り組んで集中力が分散してしまい、仕事の効率が下がることがほとんどです。
そのためタスク管理がうまい人ほど、マルチタスクではなくシンプルタスク。
タスクを細分化して具体的に書きだし、1つ1つタスクを完了させているものです。
「マルチタスクをこなしてこそ仕事ができる人間」と思い込んで、自身の能力を超えた量の仕事に手を出して、結果中途半端になっていませんか？
タスク管理に便利なツールをご紹介
ノート
アナログな方法ですが、多くの方が活用しているのが手書きのノートやメモ、スケジュール帳を利用したタスク管理です。
自分が抱えているタスクをノートに書きだして、完了したタスクを二重線で消していくのが一般的。
実は「タスク管理がうまくいっていないな」と感じる人の中では、アプリなどのツールを使いこなせていない場合もあるものです。
すべてのタスクを書きだして、優先度と緊急度をつけましょう。
「□」や「・」をつけて、優先度の高いものから片付けていきましょう。
またポストイットもおすすめです。
小さなポストイットにタスクを書いてパソコンに貼り付けておき、完了したものから外していく方法です。
シンプルですが、管理も運用も楽ですよ。
エクセル
タスク管理のテンプレートをマイクロソフトが配布しているのをご存じでしたか？
エクセルであれば使い慣れている方も多いので、自身でカスタマイズなどもできてタスク管理にも有用です。
チームや部署でエクセルを共有してスケジュール管理に利用している会社も多くあります。
とはいえ、エクセルでタスク管理をする場合、パソコン以外のデバイスからは作成や編集、閲覧がしにくいので利便性についてはやや問題があります。
アプリ
現在はタスク管理をするためのアプリも多くでています。
自分の抱えているタスクを一覧にする、締切などの通知をしてくれるアプリやツールはとても便利です。
ただし機能が多い反面、使いこなせないとタスク管理ができないのでその点は注意が必要です。
「アプリを使ってタスク管理をしているのに、成果がでていない」と感じている場合は、多機能過ぎて使いこなせていない可能性があります。
タスク管理をうまくしたいなら自身の見直しから
「タスク管理をしているのに、うまくいっていない」と悩んでいる方は多いものです。
そんな時は再度自身のタスク管理方法などを見直してみてください。タスクを全て把握できていますか？
タスクは具体的に書きだしていますか？
重要度や緊急度を分けてタスク管理ができていますか？
アプリやツールを使っているのにタスク管理がうまくいっていないと感じている場合、機能を使いこなせていない、自分にそのツールが合っていない可能性があります。
タスク管理の方法を見直してみてください。
自分に合ったタスク管理の方法を見つけて、仕事の効率化をはかりましょう。
