2022年1月から電子帳簿保存法が改正されたうえで施行開始となります。
これによって、帳簿書類のスキャナー保存に関する事前申請などが廃止され電子データの保存が飛躍的に便利で手軽になることが予想されます。
とはいえ「電子帳簿保存法ってどうして改正されたの？今後どうなるの？」と不安を感じている方も多いはずです。
この記事では、法改正の背景や、改正前と後での対応の違いや事前準備などを解説していきます。
なぜ電子帳簿保存法が改正されることになった？
導入が進まなかった
電子帳簿保存を導入するためには、税務署長などの事前承認が必要です。
承認をうけるためには、もちろん申請書や添付書類を準備しなければなりません。
さらに、申請は電子帳簿保存を開始する3ヵ月前に行う必要があり、その間は税務署長などの審査や指摘があるため、各企業はその対応に追われる事になるのです。
これだけでも企業側が電子帳簿保存を導入することに、ためらいを感じてしまう要因となります。
企業側の負担が増えた
電子帳簿保存を導入すると、ペーパーレス化が進むためファイリングや保管コストの削減につながるというメリットが期待できます。
ですがそれに伴って、今まで紙で行っていた業務を電子化させる必要が生じます。
もちろん電子化に対応したシステムの開発経費や導入費などは企業側の負担です。
これにより企業側の負担が増えてしまい、かえって電子帳簿保存をデメリットに感じる企業もあるほどです。
では、こうしたデメリットは今回の改正でどのように変わっていくのでしょう？
電子帳簿保存法どこがかわる？
改正される項目を改正前と後で比較できる表を作成しました。
| 改正前 | 改正後 | |
| 承認制度 | 導入を希望する3ヵ月前に税務署へ申請書を提出。承認が申請されるまでは待機。認められない場合は却下の通知が届く。社内で電子化を決定してから半年から1年ほど準備期間が必要だった。 | 国が定める基準を満たしており、電子帳簿保存法に対応した機能を備えたシステムを準備、社内ルールを定め周知できれば直ぐにスキャナー保存の対応が可能になった。 |
| タイムスタンプ | 国税関係書類をスキャナーで読み取りしたさい、受領者が自署したうえで更に３営業日以内のタイムスタンプが必要。 | 受領者の署名が不要になった。さらに、タイムスタンプの付与期間が3日から2カ月以内と延長された。 また不正防止対策として電子データの修正や削除の履歴が残せるシステムを導入していればタイムスタンプが不要に。 |
| 適正事務処理要件 | 定期検査と相互けん制の適正事務処理要件の対応が必要だった。定期検査では原本とデータの突合作業を行うため、検査実施日まで原本を保存しておかなければならず、事務処理担当者も相互にチェックするという観点から2名以上での対応が求められた。 | 定期検査まで保存が必要だった原本はスキャナー後に破棄が認められるようになった。また事務処理での2名以上での対応も廃止され、1名で対応することが認められるようになった。 |
| 検索要件 | 取引年月日、取引金額、勘定科目その他の主要項目をすべて検索条件として設定する必要があった。日付と金額については「範囲検索」が可能でなければならず、2つ以上の項目を組み合わせて検索条件を設定することが求められた。 | 検索の必須項目が「年月日」「金額」「取引先」の3つに削減されるように。税務署からの電子データのダウンロード要請に対応できる場合「範囲指定」や「項目の組み合わせ」に関する機能が不要に。加えて、売上が1000万いかでダウンロード対応する場合「年月日」に加え上記の2項目による検索機能も不要になった。 |
不正行為へのペナルティが強化
今回の改正で電子帳簿保存を導入する企業が増えることが予想されるため、それに伴って不正行為に対するペナルティが強化されています。
例えば、スキャナーで読み取った電子データや電子取引のデータを改ざん、隠蔽して税を逃れようと不正な申告をした場合は、通常の重加算税に10％が加算されることになります。
適正な方法で電子帳簿保存を導入していく必要があります。
電子帳簿保存法改正のために何をしたらいい？
国税関係帳簿書類の現状を把握する
自社で管理する国税関係帳簿書類の電子化は推進しやすくなる半面、他者からの紙ベースデータは電子化が難しいものです。
そのため国税関係帳簿書類に関して
- 自社で発行していて電子データで保存しているもの
- この取引先の書類は紙での保存が必要
と現在の状況を把握しておく必要があります。
カテゴリーはなるべく細かく設定しておきましょう。
「自社/他社」「電子データ/紙データ」「経理関係/取引関係」「文書名」「受領・発行部署」「電子化する可能性」などがあります。
電子化の方法を検討する
電子化に伴ってシステムを開発もしくは導入する必要があります。導入するためには、導入費用、社員の教育費用、業務プロセスの見直しに伴うコスト…と対応しなければならない業務が多くなり、コストもかかります。
電子化の方法はさまざまですので、自社に合った方法を検討しましょう。
不正防止への取り組みを徹底する
今回の改正で不正への罰則が厳しくなりました。
今一度、社員全員で不正防止のための「仕組みの点検と強化」が必要になるでしょう。「このくらいまあいいか」とせず、内部監査や外部監査、定期的な人事異動やシステムログの確認など不正防止への取り組みを強化しましょう。
相談先を見つけておく
電子帳簿保存の導入は全社的な取り組みです。経理や税務はもちろん、システムや内部統制の視点からも検討しなければならないことが多くあります。
導入するさい、相談先を見つけておくと安心でしょう。
例えば顧問税理士、電子帳簿保存に詳しい今作会社やシステム会社などは検討先の対象にあげられます。
電子帳簿保存法改正に向けしっかりと準備を！
2022年1月から電子帳簿保存法が改正されて施行されます。改正前と改正後、何が変わるのかチェックしておきましょう。
また電子化のシステムを導入するだけでおわり、ではありません。
システムを導入するにも、導入費や運営費、社員への教育コストと多くの対応とコストが必要になるでしょう。
電子帳簿保存のシステムを導入することで、長期的な視点で見ると生産性が向上し経営情報が可視化できるなど大きなメリットも多いもの。
この機会に、自社の電子データの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
