バックオフィス業務をクラウドで効率化!削減できた予算をWEBマーケティングに充てて売上アップさせた実例

バックオフィスの予算を削減して、WEBマーケティングの予算にする!?

そんなことができちゃうの??

ってことで、AMEMIでの実例をご紹介させていただきます!

どうしてバックオフィス業務とWEBマーケティングなのか

2019年12月、AMEMIは「オンライン広報部」を立ち上げました。

そして翌月、「オンライン経理部」を立ち上げました。

さらに2020年4月、「オンライン管理部」を立ち上げました。

ん?経理部管理部ってなんか似たり寄ったりだけど??って思いますよね。

実は「オンライン管理部」が立ち上がった背景には、お客様のこんな言葉がありました。

実際のお客様の声

「経理だけじゃなく、バックオフィス全般をお願いしたいんだ…」

「うちの経理、みんなで片手間でやってるから、プロから見たらもっと効率化できると思うんだよね…」

「今WEBマーケティング(広報)をお願いしてるんだけど、経理の作業時間が短くできるようになったら、その予算もWEBマーケティングに回して依頼したい…」

バックオフィスの作業時間

経理を含めたバックオフィスの作業、長年やってる人が入ると作業時間を短縮できることって本当に多いのです。

最初の見積もりで、50時間くらいかかっていると聞かされていたお仕事、AMEMIで引き受けたら半分の時間になったってこともあるのです。

これは単純に、作業者のスピードが速いということもありますが、お客様に了承をとって業務改善もさせてもらってるからなのです。

「オンライン管理部」について

「オンライン管理部」では、マーケティングを含めた広報活動、経理を含めたバックオフィス業務全般(電話応対業務は除く)を時間単価で引き受けているので、お客様のその時その時の状況により、ホームページの改善をしていることもあれば、SNSに注力していることもあったり、資金調達の資料のお手伝いをしていることもあれば、普通に請求書発行などのルーチン作業をこなしていることもあるのです。

バックオフィスのお仕事は、効率化を進めれば短い時間で作業することができます。

しかし、時間単価でお仕事をお引き受けしていれば、長い時間作業した方が売上には繋がりますよね?

だからと言って、無駄に長くお仕事をしたくなかったのがAMEMIです。

そのバックオフィスを効率化して使わなくなった時間を、時間をかければかけるだけ成果に繋がるマーケティング(広報)に使っているのです。

同じ50時間でも、40時間バックオフィスに使い、10時間マーケティングに使うのであれば、それを逆にした方が売上がアップしやすいのは言うまでもないですね。

まずはバックオフィスの業務改善について、クラウド環境で効率化した事例をご紹介させていただきます。

バックオフィス業務をクラウドで効率化の実例①契約書

今回①の契約書の実例でご紹介する会社様を、A社様とします。

A社様は、「紙」による契約の締結を行っておりました。

契約締結の業務フロー(紙)

・契約内容を詰める(法務担当)

・契約書を二部印刷

・製本

・送付状を作成&印刷

・(必要に応じて)収入印紙を購入&添付

・封筒の宛名作成(書くor印刷ラベル)

・郵送(レターパック等)

細かく分解するとこんな形になります。

結構な手間です。

契約書の業務フローを試算

・契約書2部印刷(1部3枚,カウンター料金3円とする)=18円

・書類送付状=3円

・封筒の宛名印刷=3円

・レターパック代(追跡できるように)=520円

ここまではそんな金額ではないかな?ってところですよね。

それでも月に5件で年間32,640円ですが。

次に収入印紙代、こちらは結構バカになりません。

収入印紙代

文書の種類 印紙税額(1通又は1冊につき)
[請負に関する契約書]
 工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、広告契約書、映画俳優専属契約書、請負金額変更契約書など
(注) 請負には、職業野球の選手、映画(演劇)の俳優(監督・演出家・プロデューサー)、プロボクサー、プロレスラー、音楽家、舞踊家、テレビジョン放送の演技者(演出家、プロデューサー)が、その者としての役務の提供を約することを内容とする契約を含みます。
記載された契約金額が
1万円未満
非課税
1万円以上100万円以下
200円
100万円を超え200万円以下
400円
200万円を超え300万円以下
1千円
300万円を超え500万円以下
2千円
500万円を超え1千万円以下
1万円
1千万円を超え5千万円以下
2万円
5千万円を超え1億円以下
6万円
1億円を超え5億円以下
10万円
5億円を超え10億円以下
20万円
10億円を超え50億円以下
40万円
50億円を超えるもの
60万円
契約金額の記載のないもの
200円
(注) 平成9年4月1日から令和2年3月31日までの間に作成される建設工事の請負に関する契約書のうち、契約書に記載された契約金額が一定額を超えるものについては、税率の軽減があります
[売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書](注)1 売上代金とは、資産を譲渡することによる対価、資産を使用させること(当該資産に係る権利を設定することを含む。)による対価及び役務を提供することによる対価をいい、手付けを含みます。
(注)2 株券等の譲渡代金、保険料、公社債及び預貯金の利子などは売上代金から除かれます。
(例) 商品販売代金の受取書、不動産の賃貸料の受取書、請負代金の受取書、広告料の受取書など
記載された受取金額が 
5万円未満
非課税
5万円以上100万円以下
200円
100万円を超え200万円以下
400円
200万円を超え300万円以下
600円
300万円を超え500万円以下
1千円500万円を超え1千万円以下
2千円
1千万円を超え2千万円以下
4千円
2千万円を超え3千万円以下
6千円3千万円を超え5千万円以下
1万円
5千万円を超え1億円以下
2万円
1億円を超え2億円以下
4万円
2億円を超え3億円以下
6万円
3億円を超え5億円以下
10万円
5億円を超え10億円以下
15万円
10億円を超えるもの
20万円
受取金額の記載のないもの200円(非課税文書:1営業に関しないもの、2有価証券・預貯金証書など特定の文書に追記したもの)
[継続的取引の基本となる契約書](注) 契約期間が3か月以内で、かつ、更新の定めのないものは除きます。
(例) 売買取引基本契約書、特約店契約書、代理店契約書、業務委託契約書、銀行取引約定書など
4千円

引用:国税庁のホームページ

こちらは全ての収入印紙代ではなく、よく使いそうなところのみを抜粋しました。

削減できる金額の試算

A社様は、頻繁に「業務委託契約書」を締結しておりました。

1ヶ月に5件締結したとしたら、それだけで2万円。

結構な金額ですね。

これが紙ではなく、クラウドで契約の締結となるとゼロ円になるのです。

そして、作業にかかる時間。

クラウドでしたら、パソコンの前で座って承認等をクリックするだけになります。

上記で挙げた一連の動き、郵便局に収入印紙やレターパックを購入しに行く時間を考えると、軽く1時間かかる場合もあります。

AMEMIでは、「オンライン管理部」のミドルプランで1時間あたり3,714円の単価です。

業務委託契約書の作業を1時間でと考えると、収入印紙代も含めて全部で8,258円になります。

CloudSign(クラウドサイン)

出典: https://www.cloudsign.jp/

クラウドサインは、無料で体験できるプランも用意されております。

送信件数は月5件まで、ユーザー数1名まで、電子署名もありで利用できます。
※タイムスタンプは付与されません

使ってる人が多いという理由もあり、相手に負担をかけることも少ないのでクラウドサインを利用させてもらってますが、使い勝手は申し分ないです。

そして、契約書の作業をする一歩手前の話になるのですが、「この契約書、大丈夫かな?」と内容の精査をする段階の時もありますよね。

顧問弁護士さんがいれば、そちらに確認する形が一番かと思いますが、顧問弁護士はまだつけていないというケースの時には、AMEMIでは AI-CON(アイコン) を利用させてもらってます。

AI-CON(アイコン)

出典: https://ai-con.lawyer/

実はここの代表がお知り合いで、テスト運用の時から使わせていただいておりました。

とても使いやすいし、契約内容に対する精査もしっかりしてます。

弁護士と顧問契約をすれば、安くても月5万円くらいはかかり、契約書のチェックは別料金というところもあります。

AI-CONは、NDA(機密保持契約書)だとスポットで500円という安さで即時にリスク診断してくれます。

とてもありがたいですね。

この2つのクラウドサービスを使うだけでも、バックオフィスの中でも法務関係はだいぶ費用が圧縮できます。

A社様に関して言えば、法務体制をクラウド化することにより、年間約63万円の経費圧縮が見込めました。

バックオフィス業務をクラウドで効率化の実例②請求管理

請求書の管理が面倒…という声はとてもよく聞きます。

フローは、請求書発行→入金確認(消込)となるところがほとんどですが、件数が多いととても大変。

さらに、毎月のルーチン作業だったとしても、お客様によって請求書を送付するタイミングがバラバラというケースもあります。

色々なサービスがありますが、AMEMIでは主に請求管理ロボを使っています。

請求管理ロボ

出典: https://www.robotpayment.co.jp/

請求管理ロボは、 請求・集金・消込・催促の作業を全て自動化できるクラウドサービスです。

請求件数が多い会社、そして、一件の請求金額が比較的高いところにオススメです。

と言いますのも、請求管理ロボのシステム利用料がそれなりに高額だからです。

PayPalなどを使ってもう少し手数料を安くする方法もあるかも知れないですが、PayPalはアカウントの乗っ取りや保留金に関するトラブルも多く見られるため、オンライン経理部では積極的に使ってはいません。(ゼロではありません。)

請求管理ロボは、初期費用が30万円、月額費用8万円にプラスしてオプション料金(例えば請求書郵送1通150円~)などが加算されていきます。

元々の業務フロー

今回②の請求管理の実例でご紹介させていただく会社様をB社様とします。

B社様は請求書の発行業務をExcelで行っており、請求書を発行するタイミングはお客様に合わせて一ヶ月で約5回ありました。

・データによる送信のクライアント
・データによる送信+印刷して郵送のクライアント
・郵送による請求書送付のクライアント

以上の3パターンありました。

入金確認に関しては、まさかの銀行記帳による目視作業(!)

請求件数(=消込件数)はAMEMIと契約時点で毎月182件だったため、請求管理にかなりの時間を要していました。

一人張り付きで請求管理作業していたとしても、ミスが多発しそうなオペレーションですが、張り付きで担当している人はおらず、みんなで手分けして作業しているという状態でした。

所謂「請求漏れ」が多く発生していたため、単に経費圧縮というだけではなく、機会損失のリスク回避のためにも、請求管理のクラウド化を進めました。

請求管理をクラウド化するタイミング

請求管理ロボを導入せずに、張り付きで1名の担当者を請求管理業務に置き、担当者がパートではなく正社員での費用感になるようでしたら導入する方がお得になる可能性があります。

扶養の範囲内で働くパートの方ですと、交通費も入れておおよそ月々8.5万円のお給料になります。

経理職の正社員を雇うとなると、東京では安くても18万円の給料+社会保険料が必要になります。

今までパートの方が担当していた請求管理が大変になって正社員を入れよう!となると、元々のパートの給料がゼロになって正社員代が発生するわけではなく、パートの給料にプラスして約20万円が発生するので、 請求管理だけで30万円近くかかってしまう事になります。

バックオフィスの他の業務との兼ね合いで調整していくことは大前提としてありますが、請求書を発行する件数がどんどん増えていくようなビジネスモデルですと、どこかのタイミングで請求管理のクラウド化をする必要があります。

もうパート1人だけでは無理だ!となったタイミングが、請求管理のクラウド化を進めるタイミングかも知れないですね。

B社様の例で言うと、年間約120万円の請求管理の費用圧縮が見込めた他、機会損失のリスク回避、パートさんの負担軽減(どんどん請求書が増えて精神的にも時間的にも厳しくなっていた)にも繋がりました。

【まとめ】バックオフィス業務をクラウドで効率化の実例

バックオフィス業務をクラウドで効率化させた実例について、まだまだご紹介していきたいところなのですが、結構な文字数になってしまったので、また改めてご紹介していきたいと思います。

AMEMIでは、バックオフィス業務をクラウドで効率化させたことにより、圧縮できた予算について、AMEMIで責任を持ってマーケティングの予算として、売上に貢献させていただいております。

実際にどういうマーケティングしてるの?とか、どうやって売上に結び付けてるの?って部分については、各広報の記事をご覧下さい。

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今後も経費削減や売上に繋がる広報活動(マーケティング)についての発信をしていきますので、是非ご活用ください。

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