Web会議で気を付ける事を解説!ちょっとしたポイントで失敗は回避できる

パソコンを利用して行うWeb会議。

少し前までは導入している会社は少数でしたが、今やほとんどの会社や業務で利用されるようになっています。

「今度からうちの会社でも導入されることになって不安」

こんな方はいらっしゃいませんか?

今回はこうしたWeb会議初心者の方向けに、Web会議での失敗あるあるや失敗を回避するポイントを解説。

知っておくと役に立つWeb会議の豆知識もお伝えします。

これを読めばWeb会議に完璧に対応できるようになりますよ。

あるある!web会議での失敗あるある

まず初めにWeb会議での失敗あるあるをお伝えします。

服装で失敗

基本的に上半身しか映らないweb会議。

そのため上だけワイシャツで下はパジャマなんて服装をしていませんか?

「会議中、資料を取りに立ち上がったら、自分のパジャマ姿がカメラに写ってしまった」

こんな失敗をしてしまった方、実はかなり多いんです。

カメラやマイクなどの操作で失敗

パソコン操作に関する失敗もとても多いのでご注意を。

web会議が始まったものの、自分のカメラだけやたら暗い。

逆に自撮り用ライトがオンになっていて自分のカメラだけ明るすぎて悪目立ちしてしまう…。

マイクが入らない、マイクの音が大きすぎた。

画面共有ボタンを押してしまい、アニメキャラを壁紙にした自分のデスクトップが画面に映し出されたなどなど、操作や環境のミスによる失敗は枚挙にいとまがありません。

パソコン操作に自信のない方は事前のセッティングをお勧めします。

環境的な失敗

飼っているペットがパソコンのカメラ前に陣取ってしまった。

家族がトイレを使用している音をマイクが拾ってしまった。

自分の責任以外でも、こんな落とし穴があるのもweb会議ならではと言えます。

失敗を回避するためのWeb会議で気を付けるポイント5つ

それではこうした失敗を回避するにはどうしたらいいのでしょうか?

5つのポイントを解説していきます。

ビジネスの場である事を忘れず身だしなみはしっかりと

見られる・見られないに関係なく、web会議はビジネスの場だと意識しましょう。

カメラに映らないことであっても、だらしない服装をしている人は態度や雰囲気に出やすいものです。

ラフな家モードから仕事モードに切り替える意味でも、身だしなみを整えるとオンとオフがはっきりして良いですよ。

事前に手元に資料などを用意しておく

家での仕事では「まぁいいか」が多くなりがち。

それが思わぬ失敗に繋がることもあるので、web会議前は、事前に資料などをしっかりと準備しておきましょう。

資料を読んでどんなことを発言したいかまで確認しておくとなお良いでしょう。

カメラやマイクは事前にセッティングしておく

web会議システムの使い方に慣れておきましょう。

事前にカメラやマイクなどを調整しておくことをおすすめします。

今は家電量販店などで、生活音などの雑音を拾わないヘッドセットマイクや、聞き漏らしのないよう音質の良いスピーカーフォンなどがあるので場合によっては用意しておきましょう。

また動画撮影などで人気の自撮り用ライトですが、web会議の時はおすすめできません。

というのも「1人だけやけに気合が入ってね」という印象になってしまい悪目立ちしてしまうから。

ビジネスの場であるとしっかりと認識して、関係のないセットはオフにしておきましょう。

背景が壁になるように位置を調整しよう

つい壁に向かってパソコンをセットしてしまいがち。

ですが、これでは他の人に家の中が丸見えになってしまうことも…。

自分の後ろが壁側になるよう位置を調整しましょう。

web会議のシステムによっては背景を設定できるものもあるので、活用すると良いでしょう。

人が話している間、マイクはミュートにしておこう

人が話している間はマイクをミュートにするのを忘れないようにしましょう。

人間の耳は集中して聞きたい音だけを拾う事ができますが、機械はそうはいきません。

周りの音を全て拾ってしまうので、予想外の音を拾われて会議が気まずくなったり、進行が滞ってしまったりすることも。

自分が話していない時、マイクはミュートにするのをお忘れなく。

Web会議中知っておくと便利な豆知識を3つご紹介

Web会議をするうえで、知っておくと役にたつ豆知識をご紹介します。

相手が話している時の相槌はNG!うなずくだけに

普段の会話中は、人が話している間は「うんうん」「そうだね」といった相槌を打つのがマナーですよね。

ですがweb会議でこれをやってしまうと、相手の環境によってはタイムラグで自分の声に相手の声がかかってしまい話しにくくなる事も。

web会議では相手が話している時は、音が出ないようマイクはミュートにし、うなずくだけにすると会議がスムーズに進みますよ。

普段より意識してゆっくりはっきり話そう

パソコンの環境によっては、相手の話声が聞き取りにくくなる事があります。

そのため、普段と同じ調子で話していると相手が聞き取りにくくなることも。

またタイムラグが発生すると、相手が早口で何を話したのか全くわからないようなトラブルが発生することもあります。

「マイクで話す時は、普段よりゆっくりはっきり」を意識して話すようにしましょう。

目線に気を付けよう

顔しか映らないweb会議では、自分が見ている目線の先が相手に伝わりやすいものです。

パソコンのメールやアプリの通知が気になって、「どうせ見られないしメールチェックしよう」なんて違うところを1人で見ていると会議の相手全員に「この人だけ違う所見ているな?」とばれてしまいます。

Web会議では通知などはオフにして、相手と同じところを見つめるように気を付けましょう。

web会議はつい油断しがち!失敗しないよう気を付けよう!

家にいながら他のメンバーとパソコンを介して会議ができるweb会議。

便利ですが、家でできるという気軽さからつい油断して、思わぬ失敗につながることも。

Web会議は立派なビジネスの場であることをしっかり意識して、服装や身だしなみには気を付けましょう。

またカメラやマイクなど動作環境には事前に確認して、操作に慣れておく事をおすすめします。

今回ご紹介したポイントやコツを心がけるだけで、スムーズに会議を進めることができますよ。

ぜひご参考ください。

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