「経費を削減しないとコストがかさむ一方…」
「上司から経費を削減するよう指示された」
「経費削減の新しい案が思いつかない」
こんな風にお悩みの経理部・総務部の担当者の方はいらっしゃいませんか？
経費削減はうまく行えばコストダウンと業務の効率化につながる反面、失敗すると大幅なコストアップになることも…。
この記事では経費削減をするさいに、絶対にやってはいけないことをご紹介。また、成果につながる経費削減案も紹介していきます。
やりすぎNG！やってはいけない経費削減例3つ
従業員のやる気をなくす経費削減
経費削減の中でも特に気を付けたいのがこちらです。
従業員のやる気…すなわちモチベーションは、会社の生産性に直結している、いわば企業の要です。
従業員のモチベーションを低下させるような経費削減は、優秀な人材の流出にもつながるため、絶対に止めましょう。
例えば以下のようなものは経費削減の中でもNGです！
- 福利厚生をカット
- 暑い・寒い時期に極端にエアコンの使用を制限する
- 賃料が安いかわり、汚く不便な古いビルへ入居
こうした経費削減案は、一時的に出費を抑えたとしても生産性が低下し企業へマイナスとして返ってきます。
顧客へしわ寄せがいく経費削減
商品の原材料や素材の質を下げる、手間のかかる工程をカットして人件費をおさえる。こうした経費削減は、商品の質を低下させ顧客離れを招き、結果として売上の低下につながる可能性があるので要注意。
例えば「220グラム150円の商品だけど、120グラムに減らそう」といった経費削減案がこれにあたります。これでは顧客離れを招き、売上も低下し、最悪の場合全てを失う可能性もあります。
これはサービスにも同じ事がいえます。サポート体制にかける人件費をけずるなどすると、サービスの質が低下したことで、顧客は会社へ不信感を持ってしまうでしょう。
会社の将来性をそこなうような経費削減
例えば研究開発費などがこれにあたります。
研究開発には時間がかかり、簡単に結果はでません。目先の利益のために研究開発費を削ってしまう企業もありますが、新しい製品やサービスを生み出せなければ中長期的には会社の将来性は失われてしまいます。
また同時に気を付けたいのが「脱税」などの経費削減です。こうした経費削減は一時的にはコストを削減できても、会社の信用性や将来性を損なう恐れのある経費削減です。
「この経費削減案は、本当に意味があるのか？会社のためになっているのか？どれほどのコストカット効果があるのか？」と一度立ち止まって見つめなおしてみましょう。
成果につながる経費削減案の立て方
全体像を把握する
経費を削減するなら「まずどの経費を抑えたいのか」「全体に占める割合の高い勘定項目はどこか」を把握しましょう。
現状の全体像を把握、分析し、削減対象を洗い出すことで、改善すべき点が明らかになるはずです。
コストの分析と測定
コスト削減の対象がリストアップできたら、コスト分析と測定を行いましょう。勘定項目ごとに、現状のコストを分析して削減できる部分がないか見直していきましょう。費用の中身を詳細に分解してみると、削減すべき点がみえやすくなります。
経費削減案を立案する
削減すべきコストが見えたら、経費削減案を出し合ってみましょう。現状のままでは削減できないコストがあるなら、業務の仕組みを変えるなど、さまざまな手段を検討してみましょう。
この時、削減金額の目標も設定しましょう。金額を設定せず、ただ漠然と取り組むだけでは効果があるのかわからないものです。
経費削減案を出したら、達成時期と目標金額を一緒に設定しましょう。
経費削減案を実行にうつす
経費削減案を実行にうつします。実行するさい、定期的に進捗状況や現場での取り組み状況や反応を確認しましょう。当初の予定通りに進まない場合は、一度立ち止まって別の方法に変更するなど臨機応援に対応することをおすすめします。
成果につながる経費削減案4つ
ペーパーレス化を促進しよう
コピー機の保守点検や印刷費、インクなどの消耗品…これらはときに莫大なコストにつながります。
不要なカラー印刷は減らす、裏紙をコピーに利用する、保守メンテナンスの頻度を見直すといったことはもちろんですが、ペーパーレス化を促進させましょう。
社内用の書類、資料のコピー配布などは廃止して、パソコンやチャットツールで画像やファイルを共有できるようにしましょう。
出張費、交通費・交際費の見直し
家族のように大切な従業員ですが、出張費や交通費、交際費で会社の資金を流用して、不正な経費精算をしている場合もあるので要注意。
定期区間の二重申請や、経費の割増などがこれにあたります。
出張費や交通費が適切な移動ルートにかなったものかどうか、監査が必要な場合は、システムを再度見直してみましょう。
また一人一人の出張機会を減らし、リモートワークで対応できるよう仕組みを見直すことをおすすめします。
水道費、光熱費、通信費などを見直す
- 固定電話をIP電話に切り替える
- エアコンの温度設定が極端になっていないか点検する
- 社用携帯電話のプランを見直す
- 電力会社を見直す
- 不要な電話回線は解約する
- 水道の蛇口を節水タイプに切り替える
地味で目立たないものもありますが、こうした小さなところからコツコツと経費を削減していくと、月額、年額でみると大きな経費削減につながっていることも。
アウトソーシングを利用する
会社の業務の中でも「誰がやっても違いがない」のに「本来の業務時間が削られてしまう」こんな仕事はありませんか？
こうしたノンコア業務を思い切って外注すると、経費削減につながり業務が効率的になって生産性が向上するかもしれません。
一度見積りをだして、コストパフォーマンスを確認してみてください。
やってはいけない経費削減と成果につながる経費削減案
経費削減はどの会社でも頭を悩ませている問題です。
とはいえ、むやみやたらに経費を削減すればいいというわけではありません。
従業員のやる気を損なわせたり、会社の将来性や信頼性を傷付けたりするような経費削減は絶対にやらないことです。
経費削減すべき項目は会社によって異なっています。そのため「あの会社が導入したからうちもやれば？」と安易な考えで漠然と導入しても成果に結びつかない事も多いもの…。
まずは何が会社にとってもコストなのか、現状を把握し分析してみましょう。削るべきコストが見えたら、削減案を出し合い、目標金額と達成期間を決めましょう。
正しい方法での経費削減によって、業務を効率化し生産性を高めましょう。
